Регистрация и оформление ноу-хау

Оформление ноу-хау — это юридически и организационно значимые действия по идентификации, фиксации, учёту и структурированию охраняемой информации. Цель — подтвердить наличие исключительного права и обеспечить его защиту.

1. Идентификация объекта

Это может быть:

• перечень документов или сведений, содержащих охраняемую информацию;

• описание категорий данных (например, «технологические регламенты по производству изделия X»);

• указание на носители (файлы, чертежи, формулы, протоколы испытаний и пр.).

2. Фиксация даты создания

Для целей возможной судебной защиты или оценки правомерности владения необходимо установить дату появления ноу-хау в распоряжении компании. Это может быть подтверждено:

• актом внутреннего создания;

• служебной запиской;

• датированной копией файла;

• письмом с приложением;

• электронной меткой времени (внутренней или сторонней системы);

• нотариально заверенным документом.

3. Назначение правообладателя

Внутренним актом или приказом закрепляется, кому принадлежат права на ноу-хау: компании в целом, структурному подразделению, или передающему лицу (например, по договору с разработчиком).

4. Ведение реестра

Компании, обладающие несколькими объектами конфиденциальной информации, ведут внутренний реестр ноу-хау. Он включает:

• условное наименование объекта;

• описание содержания (без раскрытия);

• дату создания;

• уровень доступа;

• назначенного ответственного;

• ссылки на сопроводительные документы и договоры.

5. Сопроводительные документы

К оформлению могут быть приложены:

• титульные листы и пояснительные записки к ноу-хау;

• акты приёма-передачи (например, от разработчика);

• выписки из договоров, подтверждающие обязательства по конфиденциальности;

• служебные записки, письма, внутренние поручения.

Регистрация договора в Роспатенте необходима в случаях, когда:

• заключается лицензионный договор, касающийся комплекса прав (например, патент + ноу-хау);

• оформляется договор коммерческой концессии (франшиза), в составе которой передаются ноу-хау;

• заключается договор об отчуждении исключительных прав, включающий объекты, подлежащие регистрации (например, товарный знак и сопутствующее ноу-хау).

В таких случаях само ноу-хау не регистрируется, но должно быть надлежащим образом идентифицировано и включено в договор в виде закрытого приложения.

Как правильно указать ноу-хау в договоре

При описании ноу-хау в договоре необходимо:

• указать наименование объекта (условное, например: «Комплект технологических регламентов Х»);

• зафиксировать порядок доступа, использования, хранения и возврата;

• отдельно описать режим конфиденциальности (ссылка на внутренние положения, NDA, инструкции);

• определить ответственность за разглашение и нарушение условий использования;

• указать, является ли передача исключительной или ограниченной (по сроку, территории, объёму).

Ведение учёта договоров внутри компании

Независимо от государственной регистрации, компания должна обеспечить внутренний учёт всех сделок, связанных с передачей или предоставлением прав на ноу-хау:

• формирование реестра договоров;

• хранение экземпляров с приложениями;

• фиксация сроков действия и территорий использования;

• контроль исполнения и возврата доступа по окончании срока договора.

Совместное владение и договорённости между участниками

Если ноу-хау принадлежит нескольким лицам (например, создано в рамках совместного проекта), стороны должны оформить:

• договор о совместном владении;

• соглашение о порядке использования, включая распределение доходов, доступ, защиту;

• правила передачи третьим лицам, ограничения по сублицензиям.

Патент предпочтителен, если:

• объект соответствует критериям патентоспособности (новизна, изобретательский уровень, промышленная применимость);

• готовность раскрыть суть решения не вызывает коммерческих рисков;

• есть намерение монетизировать технологию через открытую лицензию или продажу.

Ноу-хау более уместно, если:

• информация не подлежит патентованию (например, внутренние бизнес-процессы, рецептуры, базы данных);

• требуется сохранить абсолютную конфиденциальность;

• объект сложно описать формализовано, как того требует патентная заявка;

• объект развивается со временем, и постоянное обновление патента нецелесообразно.

Во многих случаях компании используют гибридную стратегию, при которой:

• основное техническое решение патентуется;

• способы реализации, настройки, сопутствующие методы и документация оформляются как ноу-хау.

Передача прав может происходить в двух основных формах:

• Договор отчуждения — полная передача исключительного права, при которой прежний обладатель теряет все правомочия;

• Лицензионный договор — предоставление права использования ноу-хау, с ограничениями по сроку, территории, сфере применения и т.д.

Также возможно оформление соглашений о совместном использовании или включение ноу-хау в комплекс исключительных прав, например, при передаче франшизы.

Обязательные условия договора

Чтобы договор имел юридическую силу и мог быть доказан в случае спора, он должен включать:

• идентификацию ноу-хау (в том числе условное наименование и ссылку на приложение с описанием);

• указание на объем передаваемых прав: исключительное право или право использования;

• режим конфиденциальности, включая меры защиты, запрет на разглашение и ответственность за нарушение;

• порядок передачи объекта (например, по акту, через защищенный носитель);

• платежные условия, если передача осуществляется на возмездной основе;

• сроки действия и основания для прекращения договора.

Для защиты прав и минимизации рисков при передаче ноу-хау рекомендуется:

• использовать закрытые приложения с шифрованием;

• оформлять акт приема-передачи отдельно;

• указывать, что информация не подлежит распространению, даже после окончания срока договора;

• предусмотреть обратное изъятие информации и носителей по окончании использования.

В случае передачи информации в рамках франшизы, лицензионного пакета или производственного договора желательно использовать единообразные форматы описания ноу-хау и зафиксировать каждую итерацию изменений.

В отличие от патентов и товарных знаков, право на ноу-хау не удостоверяется свидетельством или записью в реестре. Поэтому при возникновении спора правообладателю необходимо доказать, что:

1. он действительно владеет информацией, обладающей признаками секрета производства;

2. информация была создана или получена на законных основаниях;

3. в отношении неё применялись меры по обеспечению конфиденциальности.

Нотариальное заверение

Один из надёжных способов — нотариальное удостоверение даты создания и содержания объекта ноу-хау. Возможны два варианта:

• удостоверение копии документа с описанием информации;

• депонирование оригинала в закрытом конверте с отметкой даты и перечнем приложений.

Нотариальный протокол может быть представлен в суде как доказательство первичного владения объектом.

Депонирование у третьих лиц

В качестве альтернативы нотариусу допускается хранение ноу-хау:

• в банке (на физических или электронных носителях);

• у адвоката (в рамках адвокатской тайны);

• у аккредитованных платформ с возможностью отслеживания доступа.

Внутренние документы и переписка

Дополнительными доказательствами могут служить:

• внутренние акты (приказы, служебные записки о создании и утверждении информации);

• переписка по электронной почте, из которой следует разработка и внедрение объекта;

• договора с разработчиками, содержащие условия о конфиденциальности;

• реестр ноу-хау, в котором указаны дата создания, доступ, ответственные лица.

Электронная метка времени

Использование сервисов электронной фиксации даты (например, с помощью blockchain, timestamp-сервисов, криптоподписей) может применяться в дополнение к традиционным способам. Хотя такой способ не имеет статуса официального доказательства, он может подтвердить последовательность действий и соответствие данных оригиналу.