Ответ на претензию работника о невыплате заработной платы

Перед тем как подготовить письменный ответ, работодателю нужно провести юридическую и бухгалтерскую проверку доводов, изложенных в претензии:

• какие именно выплаты оспариваются (оклад, премия, компенсация, проценты за просрочку);

• за какой период заявлены требования;

• указаны ли основания;

• в каком объёме сформулировано требование, конкретная сумма или общее указание на наличие задолженности.

Работодателю также нужно сопоставить требования с действующими локальными и индивидуальными документами:

• трудовой договор — содержит ли он зафиксированную систему оплаты, условия премирования, компенсации;

• положение об оплате труда — регулирует ли спорную выплату, является ли она обязательной;

• приказы по конкретному работнику — о приёме, переводах, начислениях, отпусках;

• табель учёта рабочего времени, расчётные листки, платёжные документы.

Важно также сопоставить фактические обстоятельства (отработанное время, исполненные функции) с оформленными документами. 

Если ранее с работником велась переписка (по e-mail, в мессенджерах и т.д.), её содержание тоже может иметь доказательственное значение. Следует проверить:

• были ли ранее зафиксированы аналогичные претензии;

• какие обещания или комментарии давались с стороны работодателя;

• имело ли место частичное признание задолженности.

Признание требований

Допустимо признать требования работника, если:

• действительно была допущена ошибка в расчётах;

• спорная сумма подтверждена документально;

• выплата не была произведена по технической причине, не связанной с позицией работодателя;

• расходы на суд превышают потенциальную выплату.

Отказ от требований

Отказ целесообразен, если:

• спорная выплата не предусмотрена трудовым договором или положениями ЛНА;

• требования не подтверждены документами;

• работник требует премию, не являющуюся обязательной по условиям трудового соглашения;

• заявление подано по истечении срока обращения в суд, и нет оснований для его восстановления;

• выплаты уже были произведены, и работник подписал документы об этом.

Важно указать, что:

• оснований для признания требований не установлено;

• объём фактически произведённых выплат соответствует обязательствам;

• работник не представил документы, подтверждающие иную сумму.

Частичное удовлетворение требований

В случаях, когда часть требований подтверждена, а другая часть — спорна, целесообразна частичная выплата с одновременным указанием:

• на отсутствие обязанности выплачивать оставшуюся сумму;

• на желание урегулировать спор без суда;

• на отсутствие признания правовой задолженности в полном объёме.

Ответ на претензию должен не только отражать позицию работодателя, но и предотвратить риски признания долга, и создать документальное основание для защиты в суде, если конфликт не будет урегулирован.

Ответ оформляется на официальном бланке организации и включает:

1. указание на получение претензии, дату и суть обращения;

2. ссылки на трудовой договор, локальные нормативные акты, документы, расчёты;

3. признание, частичный отказ или полный отказ от удовлетворения требований;

4. предложение о способе урегулирования, указание на произведённые выплаты (если есть), комментарий об отсутствии дальнейших обязательств.

Ответ должен быть:

• вручён лично под роспись;

• или направлен заказным письмом с уведомлением;

• или направлен в электронном виде с квалифицированной электронной подписью.

Важно сохранить подтверждение направления — в случае судебного разбирательства это будет доказательством добросовестного поведения работодателя и наличия позиции по спору.