Как не потерять контракт из-за невнимательности при форс-мажоре

Чтобы защитить компанию от штрафов, списания банковской гарантии и попадания в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП), недостаточно просто уведомить заказчика о том, что «произошло ЧП».

Ключевое значение имеет ваша последовательность действий от первых часов происшествия до полного урегулирования ситуации. Если упустить сроки уведомления или неправильно оформить первичные документы, суд и ФАС откажутся признать обстоятельства непреодолимой силой, даже если событие было очевидным и масштабным.

Ниже представлена пошаговая инструкция из 5 шагов, которая поможет правильно зафиксировать форс-мажор, собрать исчерпывающую доказательную базу и минимизировать риски для бизнеса.

Шаг 1. Зафиксировать обстоятельства и последствия

Первые 24–48 часов после наступления чрезвычайного происшествия являются критическим периодом для формирования доказательной базы. Если не задокументировать ущерб и состояние объекта сразу, в дальнейшем будет крайне сложно доказать арбитражному суду или комиссии ФАС прямую причинно-следственную связь между событием и невозможностью исполнения контракта.

Сразу после происшествия необходимо сформировать внутреннюю комиссию из сотрудников организации и составить комиссионный акт осмотра повреждённого имущества, затопленной территории или разрушенного склада. В акте подробно фиксируются дата, точное время и адрес составления документа, персональный состав комиссии с указанием должностей, визуальные последствия происшествия, а также полный перечень пострадавшей продукции, оборудования или материалов с указанием их объёма, маркировок и инвентарных номеров. Отдельно в документе отражается предварительная оценка влияния повреждений на график и техническую возможность дальнейшего выполнения обязательств по контракту.

Параллельно с актом проводится детальная фото- и видеосъёмка места события. Для того чтобы съёмочные материалы были приняты антимонопольным органом и судом в качестве допустимых доказательств, в настройках камеры необходимо обязательно включить отображение даты, времени и GPS-координат (геопозиции). Фиксация выполняется от общих планов с привязкой к узнаваемым ориентирам или адресным табличкам до крупных планов конкретных повреждений упаковки или деталей оборудования. На видеозаписи уполномоченный сотрудник проговаривает вслух дату, точный адрес и состав присутствующих лиц.

Официальные документы государственных органов служат главным подтверждением факта и характера произошедшего. Поставщик незамедлительно направляет письменные запросы в МЧС для подтверждения факта пожара, затопления, стихийного бедствия или аварийной ситуации, в Гидрометеоцентр для получения справки об опасных природных явлениях, а также в полицию или следственные органы для получения процессуальных актов при противоправных действиях третьих лиц, диверсиях или атаках БПЛА.

Для обеспечения максимальной объективности фиксации заказчику направляется оперативное извещение по ЭДО, почтой или электронной почтой с приглашением прибыть на совместный осмотр объекта. Если заказчик игнорирует вызов или официально отказывается от участия в осмотре, поставщик привлекает эксперта Торгово-промышленной палаты или независимой оценочной организации для составления экспертного заключения.

Шаг 2. Уведомить заказчика в установленный срок

Своевременное извещение заказчика — одно из ключевых юридических условий для освобождения от ответственности и защиты от включения в Реестр недобросовестных поставщиков. Пропуск установленного срока или использование ненадлежащего канала связи часто приводит к тому, что суды отказываются признавать форс-мажор, даже если само событие носило реальный и масштабный характер.

Официальное письменное уведомление необходимо направлять исключительно через способы, прямо прописанные в контракте: Единую информационную систему, электронный документооборот, личным вручением под подпись или заказным письмом Почтой России с описью вложения и уведомлением о вручении. При расчёте сроков информирования следует ориентироваться на условия договора, извещая заказчика строго в указанный период (например, в течение 3 дней), а при отсутствии специального условия — направлять документы в разумный срок, составляющий от 1 до 3 рабочих дней с момента наступления обстоятельств.

Текст документа должен содержать исчерпывающую информацию о произошедшем событии и его юридических последствиях для контракта.

Шаг 3. Получить официальное документальное подтверждение

При рассмотрении споров антимонопольные органы и арбитражные суды руководствуются исключительно официальными юридическими документами. Публикации в СМИ, сообщения из новостных лент, ссылки на общеизвестность факта или рядовая коммерческая переписка с контрагентами не признаются допустимыми доказательствами форс-мажора. Чтобы доказать не зависящий от компании характер произошедшего, поставщик должен собрать комплект документов от уполномоченных государственных органов и специализированных институтов.

Ключевым документом, подтверждающим наличие обстоятельств непреодолимой силы на территории Российской Федерации, является заключение или сертификат Торгово-промышленной палаты (ТПП). Для его получения поставщик направляет в региональное отделение ТПП официальное заявление с приложением копии контракта, документов о его частичном исполнении, первичных актов фиксации происшествия и справок от госорганов. Эксперты палаты проводят правовую и фактическую оценку ситуации и выдают официальный документ, подтверждающий чрезвычайный и непредотвратимый характер возникших обстоятельств.

Для формирования неразрывной доказательной базы, способной выдержать проверку в ФАС и суде, поставщику необходимо собрать полный комплект подтверждающих бумаг:

• Заключение или сертификат Торгово-промышленной палаты о свидетельствовании обстоятельств непреодолимой силы;
• справки и акты профильных государственных ведомств (МЧС, Гидрометеоцентра, органов МВД или следственных структур);
• официальные письменные уведомления от заводов-изготовителей или смежных поставщиков о приостановке производства и невозможности отгрузки сырья;
• транспортные и логистические документы (накладные, акты задержки грузов, официальные извещения перевозчиков о блокировке маршрутов или введении ограничений).

Шаг 4. Инициировать изменение условий контракта или его расторжение

После сбора первичных доказательств и получения официальных заключений поставщику необходимо перейти от пассивного уведомления к активному переговорному процессу. Задача этого этапа — юридически закрепить новые условия исполнения обязательств либо цивилизованно прекратить правоотношения с заказчиком без начисления пеней, штрафов и угрозы попадания в Реестр недобросовестных поставщиков.

Направьте заказчику официальное мотивированное предложение о пересмотре существенных условий сделки. В зависимости от характера возникших препятствий, в предложении можно инициировать продление сроков поставки, согласование альтернативных логистических маршрутов или замену недоступного товара на эквивалентный аналог с аналогичными или лучшими техническими характеристиками. К обращению обязательно прикладываются расчёты, экономическое обоснование, проекты дополнительных соглашений и полный пакет собранных подтверждающих документов от ТПП и государственных ведомств.

Если чрезвычайные обстоятельства делают дальнейшее исполнение соглашения объективно невозможным, поставщик предлагает расторгнуть контракт по соглашению сторон. В проекте соглашения о расторжении важно чётко прописать отсутствие взаимных претензий, зафиксировать фактический объём выполненных и оплаченных обязательств, а также прямо указать, что прекращение договора вызвано действием обстоятельств непреодолимой силы.

В случаях, когда заказчик отказывается идти на компромисс, игнорирует предложения или настаивает на одностороннем расторжении с удержанием обеспечения, все письменные отказы и протоколы разногласий подлежат обязательной систематизации. Официальный мотивированный отказ заказчика от урегулирования спора в досудебном порядке послужит ключевым доказательством добросовестности и разумности действий поставщика при рассмотрении дела в антимонопольной службе или арбитражном суде.

Шаг 5. Задокументировать все шаги для защиты в ФАС и суде

Завершающий этап работы с форс-мажором заключается в формировании исчерпывающего защитного досье, которое станет вашей главной опорой при возможном разбирательстве в контрольных органах или суде. Для антимонопольной службы и арбитража ключевое значение имеет не только сам факт чрезвычайного события, но и доказательство максимальной добросовестности поставщика, предпринявшего все зависящие от него меры для снижения негативных последствий.

Основой досье служит строгая хронологическая подшивка всех материалов по проекту. В её состав входят первичные комиссионные акты осмотра, справки ведомств, заключение ТПП, а также вся официальная переписка с заказчиком с подтверждениями вручения или квитанциями об отправке. Каждое письмо, запрос или извещение должно иметь дату и отметку о получении адресатом, чтобы исключить обвинения в затягивании сроков или нарушении процедуры информирования.

Крайне важно документально подтвердить активные действия компании по поиску альтернативных решений. В архив подшиваются официальные запросы сторонним заводам-изготовителям о наличии аналогичного товара, коммерческие предложения альтернативных логистических операторов, проработка смены маршрутов, а также подробные калькуляции и экономические расчёты. Подобный массив документов наглядно демонстрирует, что поставщик не пассивно ждал развязки, а предпринимал реальные и исчерпывающие усилия для выполнения контракта в изменившихся условиях.

Отдельным блоком в досье включаются внутренние распорядительные документы самой организации. К ним относятся приказы руководителя о введении режима чрезвычайной ситуации или простоя, акты о принудительной эвакуации, приказы о приостановке конкретных видов работ или логистических операций, а также кадровые документы, фиксирующие невозможность выполнения сотрудниками их трудовых функций. Оформленное таким образом досье формирует цельную правовую позицию, гарантирующую максимальную защиту от включения в РНП и списания банковской гарантии.

Показать фото

Правомерное освобождение от ответственности при форс-мажоре полностью зависит от точности процессуальных шагов и полноты доказательной базы. Даже очевидное чрезвычайное событие требует строгой юридической фиксации, соблюдения сроков информирования и корректного оформления каждого документа. 

При возникновении спорных ситуаций по госзакупкам или коммерческим договорам вы можете обратиться к экспертам нашей компании. Мы обладаем многолетним опытом в сфере защиты интересов поставщиков, сопровождении процедур в ТПП и отстаивании правовой позиции клиентов в ФАС и арбитражных судах. Наши специалисты подберут оптимальную стратегию, помогут собрать полный комплект доказательств и минимизировать риски расторжения контракта и внесения компании в РНП.